1. Crew Chief diwajibkan untuk membuat penjadwalan Volunteer melalui aplikasi Multimedia Evaluation JJB dalam aplikasi GMS / website mmjjb.gms.church paling lambat tanggal 20 di bulan sebelumnya. Kebijakan ini akan berlangsung di mulai per Juni (2024).
2. Hari sebelum ibadah: ● H-5 Sebelum hari ibadah Crew Chief memastikan seluruh Volunteer dapat melayani di ibadah tersebut. ● Jika terdapat Volunteer yang berhalangan hadir, maka minta Volunteer tersebut untuk mencari pengganti paling lambat H-1. ● Membagikan Rundown, Booklet PAW, link PPT, ayat, dan konten yang dibutuhkan saat ibadah ke dalam grup Multimedia paling lambat hari Kamis jika sudah tersedia. ● Crew Chief wajib mengikuti briefing online dengan PIC department lain yang biasanya diadakan H-1 ibadah. ● Crew Chief wajib melakukan briefing H-1 dengan semua Volunteer Multimedia untuk membahas Rundown, mengingatkan persiapan lagu, ayat (Jika sudah ada), konten, power point, dan lower third yang perlu disiapkan. Setelah itu mengarahkan Video Director untuk briefing semua Kameramen secara menyeluruh.
3. Hari H ibadah: ● Memastikan seluruh Volunteer hadir tepat waktu, satu setengah jam sebelum ibadah mulai. Hubungi Volunteer yang datang terlambat. ● Memimpin doa dan briefing ibadah seluruh Volunteer Multimedia. ● Memastikan seluruh lagu, ayat, lower third, power point, dan konten ibadah telah tersedia di aplikasi ProPresenter dan VMix. ● Memastikan background ibadah, lower third, power point, dan lirik animasi (jika ada) sudah tersedia di aplikasi Resolume. ● Berkoordinasi dengan dept. Service Production, terkait dengan konten, solo Praise & Worship, List ayat pembicara, atau lagu ministry time apakah ada perubahan atau tambahan. ● Memperhatikan dan memberi masukkan secara langsung kepada seluruh Volunteer Multimedia jika terdapat kesalahan yang dapat diperbaiki saat itu juga. ● Mencatat hal teknis maupun non teknis yang menjadi kendala yang terjadi selama ibadah berlangsung. ● Crew Chief juga harus siap untuk back up jika terjadi sesuatu pada salah satu Volunteer yang bertugas. ● Setelah ibadah berlangsung, Crew Chief memimpin evaluasi ibadah. Memberikan apresiasi dan menjabarkan apa yang menjadi kendala atau evaluasi dari rangkaian ibadah yang telah berlangsung.
4. Post Ibadah ● Crew Chief harus mengisi form evaluasi dalam aplikasi Multimedia Evaluation JJB. ● Memastikan daftar nama beserta posisi Volunteer Multimedia dalam aplikasi sudah sesuai dengan keadaan saat pelayanan. ● Memasukkan catatan evaluasi dalam aplikasi Multimedia Evaluation JJB untuk per Volunteer di setiap posisi yang telah ditentukan dengan diberi angka 1-5.